合宿のキャンセル料はいつから・いくら？｜幹事が知っておきたい計算の仕方と人数が減るときの扱い

合宿のキャンセル料は「人数」と「何日前か」で決まる

合宿のキャンセル料は、多くの宿で宿泊約款に決められています。約款は、宿と泊まる側の約束ごとをまとめたもので、宿のホームページに載っています。キャンセル料はその中で「違約金」や「取消料」という名前で書かれていることがほとんどです。

決まり方は、どの宿もおおむね同じです。申し込んだ人数が多いほど、早い日からキャンセル料がかかり始めます。そして、宿泊日が近づくほど、かかる割合が上がります。少人数の旅行なら前日や当日から発生するキャンセル料も、大人数の団体では1か月前から発生することがあります。宿の側は、大人数の団体のために部屋や食事、会場を早くから押さえていて、直前に空いても埋めにくいからです。

例として、山梨県・西湖のほとりにあるホテル光風閣くわるびの宿泊約款の料率を載せます。割合は、1泊あたりの基本宿泊料に対するものです。

「不泊」は、連絡なしで来なかった場合のことで、宿泊料金の全額がかかります。たとえば15〜30名で6日前より前の取消なら、キャンセルは無料です。泊数を短くする場合も、短くした日数分のキャンセル料が発生します。

この表の数字は、くわるびの約款のものです。ほかの宿では日付も割合も違うので、予約する前に、その宿の約款か案内でキャンセルの条件を必ず読んでおきましょう。

キャンセル料の計算の仕方

キャンセル料は「基本宿泊料 × 割合 × 人数」で計算します。1人あたりの負担は「基本宿泊料 × 割合」です。基本宿泊料とは、その予約の1泊分の宿泊料金のことです。何がその金額に入るかは宿やプランで違うので、分からなければ予約のときに聞いておきましょう。

くわるびのゼミ・サークル合宿プランの場合、基本宿泊料は1泊2食付きの料金で、税抜8,600円です（プランのページの9,460円は税込の金額です）。これをもとに、1泊の合宿で計算してみます。

• 25名のサークルが、宿泊の前日に全員キャンセルした場合：8,600円 × 20％ ＝ 1人1,720円。25名で43,000円
• 25名のサークルが、宿泊の当日に全員キャンセルした場合：8,600円 × 50％ ＝ 1人4,300円。25名で107,500円
• 40名のゼミが、宿泊の20日前に全員キャンセルした場合：8,600円 × 10％ ＝ 1人860円。40名で34,400円

同じ全員キャンセルでも、前日と当日で金額は2倍以上違います。中止を決めたら、その日のうちに宿へ連絡しましょう。

もう一つ気をつけたいのが、宿泊以外の手配です。バーベキューやお弁当など、宿が前もって準備するオプションは、宿泊とは別のキャンセル料がかかる場合があります。

全員のキャンセルと、人数が減るときは扱いが違う

合宿で実際に多いのは、全員のキャンセルよりも、何人かが来られなくなるケースです。体調不良やアルバイト、就職活動の予定で、直前に人数が減るのはよくあることです。

人数が減ったときの扱いは、宿によって違います。団体の一部の取消について、約款に別の決まりを置いている宿もあります。気になるのは「最終人数を伝えたあとに減ったらいくらかかるか」なので、ここは予約のときに直接聞いておくのが確実です。

くわるびでは、宿泊当日の午前10時までに連絡があれば、人数が減ってもキャンセル料はかかりません。ただし、予約人数が半分になるような大きな減り方のときは、一部キャンセル料のご相談をさせていただいております。最終人数は宿泊の14〜7日前に伝える流れなので、その後に参加できない人が出たら、分かった時点ですぐ連絡しましょう。予約から最終人数の確定までの流れは、サークル合宿の宿選びと予約の流れにまとめています。

くわるびによく届くのが、「直前に人数が減ったら、いくらかかりますか」という問い合わせです。合宿の前は、幹事がいちばん気をもむところです。事前の案内を読んでいれば答えが書いてあることも多いので、宿から届いた案内や見積書は、受け取ったときに一度目を通しておきましょう。

宿泊以外にもキャンセル料がかかるもの

合宿では、部屋と食事のほかに、体育館や会議室、アクティビティを押さえることがあります。これらは宿泊とは別に、それぞれのキャンセル料が決まっていることがあります。

体育館・会場

体育館などの会場は、押さえたあとに使わなかった場合でもキャンセル料がかかることがあります。くわるびでは、雨などで体育館を使わなかったときも、会場のキャンセル料がかかります。「雨なら体育館、晴れたら外」と両方を押さえる計画のときは、使わなかったほうの扱いを先に確認しておきましょう。

アクティビティ

湖のSUPやカヤックのように、外部の受付や別の担当が受けるアクティビティには、宿泊とは別の取消料があります。くわるびで受けている西湖のSUPやカヤックのツアーは、前日50％、当日100％です。一方で、天候のために実施できないときは取消料がかかりません。

オプション

前の章で書いたとおり、バーベキューやお弁当のように準備が要るものも、宿泊とは別に考えます。合宿の申し込みでは、「宿泊」「会場」「アクティビティ」「オプション」の4つに分けて、それぞれ何日前から、いくらかかるかを書き出しておくと安心です。

生協・旅行会社経由と、宿に直接予約したとき

大学の合宿は、大学生協や旅行会社を通して申し込むことも多いはずです。生協や旅行会社を利用した場合、キャンセル料のルールが宿のものか、申し込んだ会社のものかが気になります。

これは申し込み先によって違うので、申し込んだ窓口に確かめるのが確実です。くわるびの場合は、生協や旅行会社を通した申し込みでも、くわるびのキャンセル規定を使っています。つまり、上の表と人数が減ったときの扱いは、どこから申し込んでも同じです。

ただ、支払いの流れは申し込み先で変わります。生協や旅行会社を通した場合は、予約金や事前の入金がその窓口経由になり、宿に直接予約した場合は、くわるびでは原則として現地精算です。キャンセル料を誰に払うことになるかも、申し込み先で変わるので、あわせて聞いておきましょう。

台風や大雪、感染症で行けなくなったら

秋の台風、冬の大雪、インフルエンザの流行など、合宿の時期によっては自分たちではどうにもならない理由で中止を考えることがあります。

くわるびでは、天災や道路の通行止めなどで、物理的に来られない場合はキャンセル料をいただいていません。一方で、台風が近づいていても影響がまだ軽い段階で、自分たちの判断で中止にした場合は、規定どおりキャンセル料がかかります。判断に迷ったら、中止を決める前に宿へ電話して、現地の天気や道路の様子を聞いてみましょう。

日程を変えて予約し直す方法もあります。日程の変更は、手続きとしては「元の予約のキャンセル」と「新しい予約」になるので、ご連絡のタイミングによってはキャンセル料がかかります。くわるびでは、日程を変えて予約し直してもらった場合、支払ったキャンセル料を次の宿泊分に充てる対応をしています。延期を考えるときは、中止と延期のどちらがよいか、宿に相談してから決めるのがおすすめです。

メンバーから集金するときに、先に伝えておくこと

合宿のキャンセル料でいちばん揉めやすいのは、宿と幹事のあいだではなく、幹事とメンバーのあいだです。参加費を集めたあとに合宿が中止になったり、誰かが直前で来られなくなったりしたとき、「キャンセル料がかかるなんて聞いていない」となりがちです。

幹事が先にやっておきたいことは3つあります。

1. 参加費を集める前に、キャンセル料のルールを全員に伝える。何日前からいくらかかるかを、宿の約款の内容と一緒に送る
2. 「最終人数を宿に伝える日」と「当日の連絡の締め切り」を、合宿の連絡と一緒に決めておく。くわるびなら、当日の午前10時までの連絡が一つの目安になる
3. 来られなくなった人の分として宿から請求されたキャンセル料を、本人が負担するのか、全体で割るのか、集めた参加費をどこまで返金するのかを、先に決めておく

参加者が多いと、幹事に伝えたことがほかの学年まで届いていないことがあります。ルールは口頭だけでなく、グループのトークやメールで、全員が読める形で残しておきましょう。そうしておけば、直前に誰かが来られなくなっても、決めたとおりに落ち着いて処理できます。

まとめ

合宿のキャンセル料は、申し込んだ人数と、宿泊の何日前に取り消したかで決まります。大人数の団体ほど早い日からかかり、当日に近いほど割合が上がります。こまかなルールは宿によって違うので、予約の前に約款を読み、分からないところは宿に聞いておきましょう。メンバーには、集金の前にルールを伝えておくのが、揉めないためのいちばんの近道です。

ホテル光風閣くわるびは、ゼミ・サークル合宿プランで大学生の団体を受け入れています。キャンセルの条件や人数が減ったときの扱いなど、予約の前に確かめておきたいことがあれば、問い合わせのときに遠慮なく聞いてください。