社員旅行の幹事がやること｜準備の流れと当日の動き、宿に確かめる3つのこと

社員旅行の幹事を任されると、何から手をつければいいのか分からず、不安になる方も多いのではないでしょうか。行き先を決めて、宿を予約して、宴会を仕切って、当日は全員を引率して……と、仕事は思った以上にたくさんあります。

この記事では、山梨県・西湖のほとりにあるホテル、光風閣くわるびの予約担当が、社員旅行の幹事がやることを順番にまとめます。旅行会社の幹事向けの案内とは少し違い、宿の側から見て「ここを先に確かめておくと楽になる」という点を中心に書きました。実際に幹事の方から予約のときによく聞かれることや、当日の幹事の方の様子も入れています。

社員旅行の幹事がやることの全体

まずは、幹事の仕事を時期ごとに並べてみます。全体を一度見ておくと、いつまでに何を決めればいいかが分かり、準備の遅れを防げます。

3〜6か月前：目的・日程・予算を決める

最初に決めるのは、社員旅行の目的です。親睦を深めたいのか、日ごろの慰労なのか、研修もあわせて行うのかで、行き先や過ごし方が変わります。目的が決まったら、日程の候補と、1人あたりの予算を会社と相談して決めます。

参加する社員の希望を聞きたい場合は、この時期に社内アンケートを取ります。行き先の候補、泊まりか日帰りか、やりたいことなどを聞いておくと、企画の内容を決めやすくなります。

2〜3か月前：行き先と宿、移動手段を決める

日程と予算が決まったら、行き先と宿を選びます。団体で泊まれる宿は、人気の時期ほど早く埋まります。とくに大人数の場合は、日程が決まったらすぐに空き状況を問い合わせるのがおすすめです。

あわせて、移動手段も決めます。貸切バスにするのか、電車で現地集合にするのかで、当日の集合場所や時間の組み方が変わります。手配を旅行会社に任せるか、自分たちで宿や交通を予約するかも、この時期に決めておきましょう。

1か月前：参加者を確定し、部屋割りと宴会を決める

参加者の人数が確定したら、宿に最終の人数を伝え、部屋割りを決めます。宴会の進め方、乾杯や締めの挨拶をお願いする人、余興の有無もこの時期に決めます。参加者には、集合時間・持ち物・旅程をまとめた案内を配ります。

当日と旅行のあと

当日は、集合と点呼、移動中の連絡、宿でのチェックイン、宴会の進行が幹事の仕事です。旅行のあとは、費用の精算をして、必要なら会社に報告書を出します。参加者へのお礼の連絡も忘れないようにしましょう。

幹事は誰がやる？

社員旅行の幹事は、総務の担当者が務める会社もあれば、若手の社員が持ち回りで担当する会社もあります。1人に任せると負担が大きいので、2〜3人で分担するのがおすすめです。宿と交通の担当、宴会の担当、参加者への連絡の担当、のように分けると、それぞれの仕事に集中できます。

行き先と宿を決めるときに見ること

社員旅行の宿は、料金だけで選ぶと、当日になって困ることがあります。団体の宿を選ぶときは、次の点を確かめておきましょう。

全員が一度に食事できる会場があるか

社員旅行では、全員が同じ会場で食事をとる時間が、いちばんの交流の場になります。人数分の席がある食事会場があるか、宴会として使えるかを確かめておきます。

移動とバスの停め方

貸切バスで行く場合は、宿にバスを停める場所があるかを確かめます。電車で行く場合は、最寄り駅から宿までの送迎があるか、何名まで乗れるかを聞いておきましょう。

大浴場と部屋の人数

大人数で泊まる場合、大浴場に一度に何名入れるか、何時から何時まで使えるかで、夜の過ごし方が変わります。部屋は、1室に何名まで泊まれるか、男女でフロアを分けられるかを確かめておくと、部屋割りを決めやすくなります。

宿に必ず確かめておきたい3つのこと

社員旅行の予約のとき、幹事の方からとくによく聞かれることが3つあります。夕食会場を貸切にできるか、二次会の会場に料理を届けてもらえるか、お酒は何時まで出してもらえるかです。どれも宿によって答えが違い、当日になってから知ると困ることばかりです。くわるびでの答えを例に、確かめ方を紹介します。

夕食会場の貸切は、人数で変わる

夕食会場を自分たちだけで使えるかどうかは、宿全体の人数によって決まります。くわるびのレストランは大人数で一度に食事ができる広さですが、同じ日にほかのお客さまも泊まっています。社員旅行の団体だけでレストランを貸切にすると、ほかのお客さまの食事場所がなくなってしまうため、レストランの貸切は館内を貸切にするくらいの団体、目安として100〜150名ほどからになります。

「30名ほどで、自分たちだけの宴会場がほしい」という問い合わせも多くいただきます。この人数なら、姉妹施設のいずみの湯にある会場「ゆのわ堂」をご紹介しています。ホテルから歩いて行ける場所にあり、20名から100名ほどまでの宴会に使える会場です。

宴会会場の貸切を希望する場合は、人数と一緒に「何名から貸切にできますか」と最初に聞いておくと、宿選びの段階で候補を絞れます。

二次会の飲み物や軽食は、幹事の側で用意する

宴会のあとに二次会をする場合、二次会の会場へ料理を届ける手配（ケータリング）まで宿が行うかどうかも、宿によって違います。くわるびでは、好みが分かれることもあり、二次会の料理の手配はしていません。代わりに、近くのカフェやお弁当、お寿司のお店をご紹介しています。

二次会の飲み物や軽食、紙コップや取り皿は、幹事の側で用意することが多くなります。どこで、何人分を、いつ受け取るかを、出発前に決めておきましょう。

お酒は何時まで出してもらえるか

宿でお酒を出してもらえる時間も、事前に確かめておきたい点です。くわるびでは、お酒は夕食会場だけで出していて、20時までです。それ以降に飲む分は、持ち込んでいただくか、ケース単位でホテルから発注する形でご案内しています。

二次会でお酒を飲む予定があるなら、何をどれくらい用意するかを先に決めておきます。宿に発注できる場合は、予約のときにあわせて相談しておくと、当日の買い出しが減ります。

部屋割りと宴会の準備

部屋割りは早めに、でも変更に備えて

部屋割りは、参加者が確定したらすぐに決めます。部署ごと、年代ごと、男女別など、会社の方針に合わせて組みましょう。直前の欠席や追加はよくあることなので、変更があったときに誰がどこに移るかを決めておくと、当日慌てずに済みます。

宴会の進行表を作る

宴会は、社員旅行のメインイベントです。開会の言葉、乾杯、食事と歓談、余興、締めの挨拶、という流れが一般的です。誰が何分話すか、余興は何をするかを1枚の進行表にまとめ、司会役と共有しておきましょう。表彰やビンゴ大会をする場合は、景品の用意も忘れずに。

幹事の挨拶のコツ

幹事は、宴会の開会や、旅行の最初の集合で挨拶をする場面があります。長く話す必要はありません。大切なのは、短く、分かりやすく、これからの予定を伝えることです。

集合のときの挨拶

集合したら、まず全員がそろっているかを確かめ、今日の予定を簡単に伝えます。「本日はお集まりいただきありがとうございます。幹事の〇〇です。これからバスで出発し、〇時ごろに宿に着く予定です。何かあれば私までお声がけください」くらいで十分です。

宴会の開会の挨拶

宴会の始まりでは、参加へのお礼と、乾杯の挨拶をお願いする方の紹介をします。「皆さま、今日一日お疲れさまでした。これから宴会を始めます。乾杯のご発声を〇〇部長にお願いします」と、短くつなぐのがコツです。

締めの挨拶

締めの挨拶は、役員や部長など目上の方にお願いすることが多いですが、幹事が締める場合は、参加へのお礼と、翌日の集合時間をあわせて伝えます。翌朝の予定は、締めの挨拶で伝えるのがいちばん確実です。

当日の幹事の動き

チェックインから宴会までが、いちばん慌ただしい

当日の幹事がいちばん忙しくなるのは、宿に着いてチェックインを済ませてから、夕方の宴会が始まるまでの時間です。くわるびの予約担当が見ていても、この時間の幹事の方は、乾杯用の飲み物が足りているかを確かめたり、二次会の軽食や紙コップを用意したりと、館内を動き回っています。

この時間を楽にするには、宴会と二次会の準備を、宿に着く前にできるだけ済ませておくことです。乾杯の飲み物の数、二次会の場所と持っていく物、担当者を決めておけば、到着後は確認だけで済みます。くわるびの団体のチェックインは16時なので、宴会までの時間は思ったより短くなります。

宴会のあとは、そのまま二次会へ

宴会が終わったあとは、そのまま二次会の会場へ移る団体が多くあります。移動の流れが決まっていると、参加者が部屋に戻ってばらばらになることがありません。二次会の会場と開始の時間は、宴会の締めの挨拶で伝えておきましょう。

翌朝の集合

翌朝は、朝食の時間とチェックアウトの時間に合わせて集合時間を決めます。団体の場合、チェックアウトの時間が早めに決まっている宿もあります（くわるびの団体のチェックアウトは9時です）。忘れ物の確認と、部屋の鍵の返却も幹事の仕事です。

社員旅行の幹事が失敗しやすいこと

宿の決まりを知らずに予定を組む

よくあるのが、宿の決まりを知らずに予定を組んでしまう失敗です。夕食会場を貸切にできると思っていた、二次会の料理を届けてもらえると思っていた、夜遅くまでお酒を出してもらえると思っていた、というずれは、当日になって気づいても直せません。この記事で紹介した3つは、予約のときに必ず聞いておきましょう。

予約が遅れて、希望の日が満室になる

社員旅行の問い合わせで多いのが、希望の日がすでに満室になっているケースです。団体で泊まれる宿は数が限られ、人気の時期はほかの団体の予約で早く埋まります。日程の候補を2〜3つ用意し、決まったらすぐに問い合わせるのがおすすめです。

1人で抱え込む

幹事の仕事を1人で抱え込むと、当日に手が回らなくなります。準備の段階から役割を分け、当日も「受付と点呼」「宴会の進行」「二次会の準備」のように担当を決めておくと、幹事自身も旅行を楽しめます。

社員旅行の幹事のよくある質問

初めて幹事をするのですが、旅行会社に頼んだほうがいいですか？

交通・宿泊・観光をまとめて手配したい場合や、参加者が多い場合は、旅行会社のサービスを使うと幹事の負担が減ります。一方で、行き先と宿が決まっていて、移動も貸切バスか現地集合で済むなら、宿に直接予約しても準備はできます。どちらの場合も、この記事で紹介した宿の決まりは幹事の側でも確かめておきましょう。

宿にはどんな情報を伝えればいいですか？

人数（男女別）、日程、到着と出発の時間、移動手段、宴会や二次会の希望、食物アレルギーのある方の一覧を伝えます。とくにアレルギーは、宿が安全に対応するために早めに知りたい情報です。参加者の確定とあわせて一覧にまとめて送ると、やり取りが少なく済みます。

準備で一番のポイントは何ですか？

宿に「できること」と「できないこと」を早めに聞いておくことです。夕食会場の貸切、二次会、お酒の時間のように、宿によって答えが違うことは、決めてから知ると予定を組み直すことになります。最初の問い合わせのときにまとめて聞いておくのがおすすめです。

社員旅行の幹事チェックリスト

• 目的・日程の候補・1人あたりの予算を決めた
• 社内アンケートで希望を聞いた
• 行き先と宿、移動手段を決めた
• 宿に、夕食会場の貸切ができる人数を確かめた
• 宿に、二次会の料理の手配ができるかを確かめた
• 宿に、お酒を出してもらえる時間を確かめた
• 参加者を確定し、宿に最終の人数を伝えた
• 部屋割りを決め、変更に備えた
• 宴会の進行表を作り、挨拶をお願いする人に伝えた
• 二次会の場所・飲み物・軽食・紙コップを用意した
• 参加者に、集合時間・持ち物・旅程の案内を配った
• 旅行後の精算と報告の準備をした

西湖のくわるびで社員旅行をするなら

光風閣くわるびは、山梨県・西湖のほとりにあるホテルです。最大477名までの団体をお受けでき、500名が一度に食事できるレストランがあります。男女別の大浴場は、それぞれ40名まで一度に入れます。大型バスは敷地内に最大10台まで停められ、電車でお越しの場合は、河口湖駅から無料の送迎バスがあります（事前予約制）。

30名ほどで自分たちだけの宴会をしたい場合は、いずみの湯の「ゆのわ堂」もあわせてご相談いただけます。旅行の中で会議や研修も行う場合は、オフサイトミーティングの進め方の記事も参考にしてください。

人数と日程の候補が決まったら、光風閣くわるびの団体・研修のご案内からお気軽にお問い合わせください。