オフサイトミーティングとは？目的・失敗しない進め方と1泊2日の組み方
オフサイトミーティングとは、いつもの職場を離れた場所で行う会議や話し合いのことです。会社の会議室では出てこない意見を引き出したい、部署をまたいだ関係を作り直したい、来期の方針をじっくり話し合いたい。そんなときに選ばれる方法です。
この記事では、山梨県・西湖のほとりで会社の会議や研修の団体を受け入れているホテル、光風閣くわるびの立場から、オフサイトミーティングの目的と、よくある失敗、進め方をまとめます。あわせて、泊まりで行う場合の1泊2日の組み方と、会場で確かめておくことも紹介します。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングは、英語の「off-site（現場から離れた）」と「meeting（会議）」を合わせた言葉です。オフィスの外、たとえば郊外のホテルや研修施設、自然の中の施設などに場所を移して、普段とは違う形で話し合います。
日々の会議との一番の違いは、目的です。日々の会議は、決まった議題を短い時間で決めていくことが中心です。オフサイトミーティングは、すぐに結論を出すことよりも、普段は話しにくいことを話す、互いの考えを知る、これからの方向をそろえる、といったことに時間を使います。
形もさまざまです。経営陣だけで行う合宿、部署全体で行う1日のワークショップ、複数の部署から人を集める話し合いなど、参加者と目的によって組み方が変わります。日帰りで行う会社もあれば、泊まりで2日間かける会社もあります。
オフサイトミーティングの目的
オフサイトミーティングを企画するときは、最初に目的を1つに絞ることが大切です。よくある目的は、次のようなものです。
チームの関係を作る
新しく集まったメンバーや、部署をまたいだメンバーの間で、互いを知る時間を作ります。仕事のやり取りだけでは見えない考え方や得意なことを知ると、職場に戻ってからの連携が変わります。チームビルディングのプログラムを組み合わせることもよくあります。
方針や目標をそろえる
来期の方針、組織の目標、事業の方向性などを、時間をかけて話し合います。トップダウンで伝えるのではなく、メンバーが自分の言葉で話す時間を取ることで、決まったことへの納得感が高まります。
課題を出し合い、解決策を考える
職場で起きている問題や、普段の会議では後回しになっている課題を出し合います。業務から離れた環境だと、立場を気にせず意見を出しやすくなります。
目的が決まれば、参加者、日数、場所、当日のプログラムが自然と決まっていきます。逆に目的があいまいなまま始めると、「楽しかったけれど何も残らなかった」という結果になりがちです。
メリットとデメリット
オフサイトミーティングには、職場の会議にはない良さがある一方で、手間や費用もかかります。両方を知ったうえで、実施するかどうかを判断しましょう。
メリット
いちばんのメリットは、業務から離れて考える時間を取れることです。電話や来客、目の前の仕事に呼ばれることがないので、ひとつのテーマを長い時間考え続けられます。
次に、立場をこえて話しやすくなることです。いつもの会議室では、席の位置や上下関係が発言のしかたに影響します。場所が変わり、服装や過ごし方も普段と違うと、役職に関係なく意見を出しやすくなります。
そして、参加者どうしの関係が深まることです。同じ場所で食事をし、同じ時間を過ごすことで、仕事のやり取りだけでは分からなかった相手の考えや人柄が見えてきます。
デメリット
一方で、準備の手間がかかります。会場の手配、移動の段取り、プログラムの用意、参加者への案内など、通常の会議よりも幹事の負担は大きくなります。
費用もかかります。会場費、宿泊費、食事代、移動の交通費などが必要です。泊まりにする場合は、とくに予算の見通しを早めに立てておくことが大切です。
また、その間は業務が止まります。参加者が多いほど、職場の仕事をどう回すかを事前に決めておく必要があります。
こうした負担があるからこそ、目的をはっきりさせ、終わったあとに成果が仕事に生きる形で組むことが大切です。
よくある失敗
オフサイトミーティングは、準備の仕方しだいで成果が大きく変わります。よくある失敗を先に知っておくと、企画の段階で避けられます。
目的が共有されていない
企画した人だけが目的を知っていて、参加者は「なぜ集められたのか」が分からないまま当日を迎える。これがいちばん多い失敗です。案内の段階で、何のための時間なのか、終わったときにどうなっていたいのかを、参加者に伝えておきましょう。
結局いつもの会議になる
場所を変えても、いつものように上の人が話し、ほかの人が聞くだけでは、普段の会議と変わりません。少人数のグループで話してから全体に発表する、話す順番を決めておくなど、全員が話せる進め方を用意しておくことが大切です。
仕事の連絡に追われる
職場を離れても、スマートフォンやパソコンで仕事の連絡を受け続けていては、話し合いに集中できません。急ぎの連絡の窓口を事前に決めておく、会議中は通知を切ると決めておくなど、業務から離れられる準備をしておきましょう。
終わったあとに何も続かない
話し合いで出た意見や決めたことが、職場に戻ったとたんに忘れられてしまう失敗です。最後に「誰が・いつまでに・何をするか」をまとめる時間を取り、後日あらためて振り返る場を決めておくと、話し合いの成果が仕事につながります。
進め方の流れ
オフサイトミーティングは、おおよそ次の順で準備を進めます。
- 目的を決める：何のために集まり、終わったときにどうなっていたいかを決めます
- 参加者と日数を決める：目的に合わせて、誰を呼ぶか、日帰りか泊まりかを決めます
- 場所を決める：人数と日数、移動の時間、会議室の条件から会場を選びます
- プログラムを組む：話し合いの時間、休憩、食事、交流の時間を1日の流れに並べます
- 参加者に案内する：目的、日程、持ち物、当日の流れを事前に伝えます
- 当日の進行と振り返り：進行役を決めて話し合いを進め、最後に次の行動をまとめます
外部のファシリテーターに進行を頼む会社もありますが、社内の進行役でも、目的と進め方がはっきりしていれば十分に実施できます。
話し合いのプログラム例
当日の話し合いは、いきなり本題に入るより、段階を追って進めるほうが意見が出やすくなります。よく使われるのは、次のような流れです。
アイスブレイク
最初の時間は、参加者の緊張をほぐすことに使います。最近あった出来事を一人ずつ話す、普段は聞かない質問に答え合うなど、短い時間でも全員が一度声を出しておくと、そのあとの話し合いが進めやすくなります。
グループでの話し合い
4〜6人ほどの小さなグループに分かれ、テーマについて話し合います。大人数のままだと話す人が偏りますが、少人数なら全員が意見を出せます。付せんやホワイトボードに意見を書き出していくと、話し合いの中身が見える形で残ります。
全体での共有
グループで話した内容を、全体に発表します。ほかのグループの考えを聞くことで、自分たちだけでは気づかなかった視点が加わります。発表のあとに質問や意見を出し合う時間も取っておきましょう。
まとめと次の行動
最後に、話し合いで出たことを整理し、次に何をするかを決めます。担当と期限まで決めて全員で確かめてから、会を閉じましょう。
泊まりで行うと何が変わるか
日帰りでもオフサイトミーティングはできますが、泊まりにすると時間の使い方が大きく変わります。
まず、話し合いの時間を2日に分けられます。1日目に出た意見を夜のうちに整理し、2日目の朝にもう一度考える。ひと晩おくことで、その場の勢いだけでは出なかった考えが出てきます。
次に、夜の時間が使えます。夕食や懇親会の場では、会議室では出てこなかった話が自然に出てきます。オフサイトミーティングの成果は、会議室の中だけで生まれるわけではありません。
そして、移動のある場所ほど、日常から切り離されます。都心から離れた自然の中の施設を選ぶ会社が多いのは、景色が変わることで気持ちも切り替わるからです。
1泊2日の組み方の例
泊まりのオフサイトミーティングは、1日目の午後から2日目の昼までを使う1泊2日が組みやすい形です。たとえば、次のような流れになります。
1日目
- 午後：到着、会議室で全体の目的の確認
- 午後：小グループでのディスカッションと発表
- 夕方：チェックイン、入浴
- 夜：BBQや懇親会
2日目
- 朝：朝食
- 午前：1日目の整理と、次の行動を決める話し合い
- 昼：チェックアウト、出発
くわるびで会社の団体が会議室を使うときは、全員で1つの会場に集まり、小さなグループに分かれてディスカッションをして、それを全体に発表する形が多くなっています。机の並べ方も、グループごとに机を寄せる島の形が多いです。1つの会場の中でグループの話し合いと全体の発表を行き来できるので、部屋を移動する時間がかかりません。
体を動かす時間を入れるなら、1日目の午後か2日目の午前に、チームで取り組むアクティビティを入れる方法もあります。
会議以外の時間の過ごし方
泊まりのオフサイトミーティングでは、会議以外の時間をどう過ごすかも大切です。くわるびに泊まる会社の団体では、次のような過ごし方が多くなっています。
BBQと懇親会
夕食をBBQにして、そのまま懇親会に移る流れがよく選ばれています。くわるびでは、懇親会のお酒などは団体の皆さまに持ち込んでいただく形でお願いしています。何を持っていくか、誰が準備するかを、事前に幹事の中で決めておくと当日が楽になります。
キャンプファイヤー
夜の時間に、キャンプファイヤーを囲む団体も多くあります。火を囲むと、会議室とは違う距離感で話ができます。点火から消火までの火の管理はホテルのスタッフが行うので、参加者は場の時間に集中できます。
いかだ作りなどの団体プログラム
チームで取り組むプログラムを入れたい場合は、団体向けのアクティビティもあります。くわるびの会社の団体の実績で多いのは、いかだ作りです。チームで材料を組み、完成したいかだで実際に西湖へ漕ぎ出します。うまくいくチームも、思うようにいかないチームも、その過程がチームの話し合いの材料になります。湖でのアクティビティを入れる団体もあります。
会場で確かめておくこと
幹事の方から予約のときや当日によく相談されることは、ほぼ決まっています。事前に確かめておくと、当日慌てずに済みます。
会議室の設備
ホワイトボード、音響、スクリーンとプロジェクター、延長コードは、とくによく聞かれる設備です。会場に備え付けのもの、借りられるもの、自分たちで持っていくものを分けて、予約のときに一覧で伝えておきましょう。くわるびでは、プロジェクターはスクリーンとセットで1泊5,500円（税込）のレンタルがあります。
インターネット環境
オンラインで社外とつなぐ、資料をクラウドで共有するなど、インターネットを使う場面は多くあります。くわるびでは、一部の会場を除き、会議室ごとにWi-Fiが1台ずつあります。参加者が多いときは、できるだけ複数の回線に分けて使っていただくようお願いしています。
通信の速さもよく聞かれますが、施設として正確な数字はお伝えできないため、アプリで測った値を参考としてお伝えしています。オンラインでの発表など、速さが欠かせない予定がある場合は、予約のときにご相談ください。
お酒などの持ち込み
懇親会でお酒を用意する場合は、持ち込みができるか、どの部屋で飲めるかを確かめておきましょう。
近くで買い物ができるか
自然の中の施設は、近くにコンビニなどの店がないことがよくあります。くわるびの近くにもコンビニはありません。当日足りないものに気づいても、その場で手配するのは難しくなります。飲み物や軽食、細かい備品は、来る途中で用意しておくと安心です。
施設を選ぶときに見るところ
オフサイトミーティングの会場は、人数に合った会議室があるか、移動の時間はどれくらいか、夜の時間を過ごせる場所があるか、といった点で選びます。研修や合宿で使う施設の選び方は、こちらの記事で詳しくまとめています。
西湖でオフサイトミーティングを行うなら
光風閣くわるびは、山梨県・西湖のほとりにあるホテルです。最大400名以上が入る大ホールと、最大18会場まで分けられる研修室があり、少人数の話し合いから全社の集まりまで、人数に合わせて会場を用意できます。大型バスが最大10台停められる敷地があり、BBQ、キャンプファイヤー、いかだ作りなどの団体プログラムも組み合わせられます。
富士山と湖に囲まれた環境で、職場を離れて話し合う時間を作りたい方は、団体・研修のご案内からお気軽にご相談ください。